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Cómo cancelar una reserva

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Abre la reserva

Desde el planning, pulsa la reserva. También puedes buscarla por localizador o por nombre del huésped con el buscador de arriba a la derecha.
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Menú de opciones de la reserva (tres puntos)

En la tarjeta de la reserva (la línea con la habitación, las fechas, los adultos y el importe), pulsa los tres puntos de la derecha.
Ficha de la reserva con el menú de tres puntos de la tarjeta de la reserva abierto y la opción Cancelar reserva
3

Selecciona Cancelar reserva

Elige Cancelar reserva. Roomdoo te pide confirmación: «¿Estás seguro de que quieres cancelar esta reserva?».
Ventana de confirmación: ¿Estás seguro de que quieres cancelar esta reserva?
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Confirma

La reserva pasa a cancelada, libera la disponibilidad de esas fechas y Roomdoo aplica la política de cancelación de la tarifa. Ver La penalización por cancelación.
Ojo con los tres puntos blancos de arriba a la derecha, junto al total: abren el menú del folio. Su opción Cancelar reservas cancela todas las reservas del folio a la vez; en un grupo, todas las habitaciones.
Cabecera del folio con el menú de los tres puntos blancos abierto junto al total: Añadir habitaciones, Modificación en lote y Cancelar reservas

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Si el sistema no te deja cancelar

Los tres puntos pueden aparecer desactivados o el sistema puede mostrar un aviso. Las causas más habituales:
Las reservas que entran por OTAs están bloqueadas en Roomdoo porque la fuente de verdad es la propia OTA. Si la fecha de llegada es hoy o futura, al pulsar Cancelar reserva verás el aviso «Reserva bloqueada por» seguido del nombre de la OTA, con la indicación de que la cancelación se hace a través de ella. Si el huésped o el hotel cancelan en la OTA, esa cancelación se vuelca automáticamente a Roomdoo.Qué hacer:
  • Si la cancela el hotel: entrar al extranet de la OTA correspondiente y cancelarla allí.
  • Si la cancela el huésped: pedirle que lo haga desde su cuenta en la OTA.
En ambos casos, en cuanto la OTA procese la cancelación, se refleja en Roomdoo sin que tengas que hacer nada más.Si la fecha de llegada ya pasó, Roomdoo te ofrece Marcar No show: la reserva se cancela como no presentada solo en Roomdoo (no avisa a la OTA) y se aplica la penalización de no presentado de la tarifa. Úsalo solo si el huésped no se presentó. Si en realidad canceló en la OTA y la cancelación no ha llegado, sigue Una cancelación de OTA no se ha volcado en Roomdoo.
Una reserva Inhouse (con la llegada marcada) o Completada no se puede cancelar: los tres puntos aparecen desactivados. Si la llegada o la salida se marcaron por error, contacta con soporte.
Si ya hay una factura validada (no proforma) con las noches de esta reserva, es posible que Roomdoo no te deje cancelarla y muestre un error. Primero anula la factura:
  1. En Facturación, menú ⋮ de la factura → Ver factura.
  2. En la vista previa, menú ⋮ → Anular. Roomdoo emite la rectificativa por el total.
  3. Los cobros se quedan en la factura original. Si devuelves el dinero, regístralo desde el menú ⋮ del cobro → Registrar devolución y vincula esa devolución a la rectificativa: en su vista previa, Cobros → Añadir cobros.
Ver Corregir una factura. Si tienes dudas, contacta con soporte con el localizador y el número de factura.
Cancelar la reserva no anula la factura de anticipo ni devuelve el cobro. Si hay que devolver el dinero, sigue Facturas de anticipo.
Si la reserva va en una factura conjunta ya emitida de una empresa o agencia, cancelarla afecta a esa factura. Contacta con soporte con el localizador y el número de la factura conjunta. Ver Factura conjunta.
Para cancelar solo algunas habitaciones de un grupo, sigue Añadir o quitar habitaciones en un grupo.

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La penalización por cancelación

Roomdoo no te pregunta si quieres aplicar una penalización: la calcula automáticamente con la política de cancelación configurada en la tarifa de la reserva.
  • Cancelación dentro del plazo gratuito: sin cargos. La reserva queda como Cancelada SC.
  • Cancelación fuera de plazo: se añade a la reserva una penalización con el porcentaje que marque la tarifa. La reserva queda como Cancelada CC.
  • La fecha de llegada ya pasó: Roomdoo la trata como no presentada (No show) y aplica la penalización de no presentado de la tarifa, aunque el huésped hubiera avisado antes.
Cancelar no devuelve ningún cobro: lo cobrado sigue en la reserva. Si hay que devolver dinero, en la pestaña Cobros, menú ⋮ del cobro → Registrar devolución. Ver Registrar una devolución. Si el cobro es un prepago que llegó con la reserva de una OTA, consulta antes con soporte.
Si no procede cobrar la penalización (cliente VIP, causa de fuerza mayor, etc.), abre la reserva cancelada y, en la pestaña Detalles, pulsa Quitar penalización: se elimina la penalización entera. El botón aparece mientras la penalización está pendiente de cobro.
Lo que se aplica depende de cómo está configurada la política de la tarifa, no de su nombre. Si la penalización no es la que esperabas, contacta con soporte para revisarla.

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Cuándo contactar con soporte

  • La reserva tiene factura validada y tienes dudas sobre cómo anularla, o va en una factura conjunta.
  • Es un grupo con varias habitaciones y la cancelación tiene penalización.
  • No puedes cancelar y no es ninguno de los casos anteriores.
  • La penalización aplicada no coincide con la política que esperabas, o quieres cobrar solo una parte.
  • El cliente reclama una devolución que no procede según la política de cancelación pero quieres aplicarla por motivo de cortesía.
No dupliques la reserva con las fechas correctas para cancelar la vieja como atajo. Si hay factura emitida, cobros o sincronización con una OTA, puedes acabar con un descuadre contable difícil de deshacer.