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El modelo de sincronización en 3 capas

Roomdoo no se comunica directamente con cada OTA. La cadena es:
  • Roomdoo es la fuente principal de la disponibilidad, los cupos, las tarifas y las restricciones, y es donde se reciben las reservas de los canales.
  • El channel manager (en la mayoría de propiedades, Wubook) es el puente: recibe los datos de Roomdoo y los reparte a cada OTA en el formato que cada una pide. Lo configura y lo mantiene soporte; no necesitas entrar en él.
  • Cada OTA muestra disponibilidad y vende según lo que recibe del channel manager.
Por eso un cambio en Roomdoo no llega al instante a las OTAs. Primero llega al channel manager, luego cada OTA actualiza su sistema, y solo después se ve reflejado en la página pública de Booking, Expedia, etc.

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Tiempos típicos de propagación

Los cambios se procesan en segundo plano. Lo normal es que lleguen a las OTAs en pocos minutos; en momentos de mucha actividad puede tardar algo más. Las reservas nuevas de las OTAs suelen aparecer en Roomdoo en pocos minutos. Si pasan más de 15-20 minutos y una reserva no aparece, sigue los pasos de Una reserva de OTA no aparece en Roomdoo.
Si has hecho un cambio y quieres confirmar que ha llegado, compruébalo en la extranet de la OTA pasados unos minutos. Si tras 15-20 minutos sigue sin verse, contacta con soporte y revisamos dónde se ha quedado.

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Conflictos típicos y cómo se resuelven

El overbooking ocurre cuando el aviso de disponibilidad no llegó a tiempo y dos canales tomaron la última habitación al mismo tiempo.Por qué pasa: las OTAs guardan los precios y la disponibilidad un rato y, en momentos de venta rápida (eventos, picos), el cupo puede agotarse antes de que el cierre llegue a todos lados.Cómo se resuelve:
  1. La segunda reserva puede entrar en Roomdoo marcada como overbooking o quedarse sin entrar por falta de disponibilidad. Si en la extranet de la OTA ves una reserva que no aparece en Roomdoo, contacta con soporte para que la carguemos.
  2. Tú decides cuál mantener (normalmente la primera en confirmar) y cuál re-acomodar o cancelar con compensación. La cancelación hay que hacerla en la OTA: cancelarla solo en Roomdoo no la cancela en el canal.
  3. Comunica al huésped afectado lo antes posible — la imagen de marca depende mucho de cómo se gestione
Cómo se previene:
  • Limitar cuántas habitaciones se publican con Máx. dispo. en el plan de disponibilidad que usa el channel manager (ver Restricciones y planes de disponibilidad). Si no sabes cuál es ese plan, consulta con soporte.
  • Activar cierres preventivos cuando queden pocas habitaciones de cierto tipo
Algunas OTAs envían datos del huésped recortados o sin formato fiscal correcto (sin DNI/NIF, sin dirección completa). Esto no es un problema de Roomdoo ni del channel manager — es lo que la OTA envía.Solución: completar los datos en la ficha del huésped en Roomdoo antes de facturar o emitir documentos fiscales. Para facturas españolas, suele hacer falta añadir el NIF/DNI y la dirección fiscal correcta.
Las modificaciones de fechas (huésped cambia las noches de estancia) son uno de los flujos más delicados. Algunas OTAs lo envían como cancelación más reserva nueva, otras como modificación directa.Si ves que las fechas en Booking no coinciden con las que aparecen en Roomdoo:
  1. Comprueba en la extranet de la OTA que la modificación está confirmada
  2. Si lo está y no se ha aplicado en Roomdoo, contacta con soporte indicando el localizador: revisamos hasta dónde llegó y la aplicamos
Si la modificación llega cuando el huésped ya ha hecho el check-in, Roomdoo no puede aplicarla sobre la estancia en curso. En ese caso, contacta con soporte con el código de reserva para ajustarla.
Además de los tiempos normales, esto puede deberse a:
  • La tarifa está asociada a una promoción específica de la OTA que tiene su propio precio fijado
  • La OTA tiene un descuento por móvil o por miembros que se aplica encima
  • Hay una restricción de fecha que limita el cambio
Si no das con la causa, contacta con soporte con el detalle de la tarifa y el canal.
Cada OTA tiene sus propias reglas para interpretar restricciones. Algunos ajustes que en Roomdoo se aplican a todos los canales pueden no estar soportados por una OTA concreta o pueden requerir configuración específica.Si una restricción no se está aplicando en un canal, contacta con soporte indicando qué restricción, qué fecha y qué OTA.
Más allá de Booking y Airbnb, las incidencias con el resto de canales (Expedia, Hotelbeds, Despegar, agencias mayoristas…) se revisan caso a caso: el comportamiento de cada OTA y su conexión varían bastante.Si detectas un problema (reservas que no entran, tarifas que no se reflejan, disponibilidad descuadrada), contacta con soporte con:
  • OTA afectada
  • Localizador de la reserva (si aplica)
  • Capturas de la extranet de la OTA
  • Cuándo empezó a ocurrir

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Buenas prácticas

  • No cambies manualmente disponibilidad o precios en el panel de cada OTA. Hazlo siempre desde Roomdoo y deja que la cadena haga su trabajo. Si lo cambias en una OTA, ese valor no se corrige solo: Roomdoo solo envía lo que cambia, así que el dato puesto a mano puede quedarse en la OTA y descuadrar con Roomdoo. Si ya lo hiciste, pide a soporte una sincronización completa.
  • Revisa cada día las reservas entrantes y los bloqueos — son la mejor forma de detectar problemas a tiempo.
  • Cierra la venta con antelación en fechas con eventos importantes para evitar overbookings de última hora.

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Cuándo contactar con soporte

Contacta con soporte de Roomdoo si:
  • Las reservas tardan más de 15-20 minutos en llegar a Roomdoo desde la OTA.
  • Hay conflictos repetidos (overbookings, duplicaciones) que parecen indicar un problema de fondo.
  • Una OTA específica no se está actualizando bien mientras las demás van bien.
  • Necesitas dar de alta o de baja una OTA, o cambiar configuraciones de fondo.