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Cómo funciona

Cada vez que registras un cobro en una reserva o validas una factura, Roomdoo intenta vincular solo los cobros de esa reserva con sus facturas validadas pendientes de cobro. No hay nada que pulsar ni que configurar. En contabilidad, esto se llama conciliación automática. Solo lo hace cuando no hay dudas:
  • Es la única factura pendiente de la reserva y ya no queda nada por facturar: se le vinculan todos los cobros de la reserva, aunque la suma no cuadre exactamente. La factura queda cobrada o cobrada en parte.
  • Hay más facturas pendientes o queda algo por facturar: solo vincula un cobro, o una combinación de cobros, cuyo importe coincida exactamente con lo pendiente de la factura, y siempre que ninguna otra factura de la reserva tenga ese mismo pendiente.
No hace falta que el cliente del cobro y el de la factura coincidan: basta con que el cobro sea de la misma reserva. Las proformas y las rectificativas nunca se vinculan solas. Si no se cumple, el cobro queda registrado pero sin vincular, y la factura sigue como No pagado. Lo vinculas tú en un momento: en la vista previa de la factura → Cobros → Añadir cobros, eliges el cobro y pulsas Añadir. Ver Cobros de una factura.

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Cómo saber si una factura está cobrada

  • En su vista previa, el apartado Cobros muestra los cobros vinculados y el importe Pendiente de cobro, o Cobrado si no queda nada.
  • En el listado de Facturación, la columna Pago indica Pagado, Parcial o No pagado.

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Casos comunes

El cobro no se ha vinculado solo. Causas habituales:
  • La factura todavía es una proforma. Al validarla, Roomdoo intenta vincular en ese momento los cobros de la reserva.
  • El cobro entró por el link de pago cuando la factura ya estaba validada. Esos cobros no se vinculan solos.
  • Hay dudas: varias facturas pendientes en la reserva y el cobro no coincide exactamente con ninguna, o dos facturas con el mismo pendiente.
  • El cobro y la factura van a cuentas contables de clientes distintas, por la configuración contable de la propiedad.
Si es una proforma, valídala. En los demás casos, vincúlalo tú desde Cobros → Añadir cobros. Si el cobro no aparece en la lista, contacta con soporte.
  • Se registró dos veces, pero el cliente pagó una: anula el duplicado desde su menú ⋮ → Anular cobro. Si estaba vinculado a la factura, se desvincula solo.
  • El cliente pagó de verdad dos veces: devuélvele el dinero por el mismo medio y registra la devolución desde el menú ⋮ del cobro → Registrar devolución.
  • Prefiere dejarlo para otra estancia: deja el sobrepago en esta reserva y, cuando exista la nueva, contacta con soporte para trasladar el cobro.
Ver Sobrepago real / cobro duplicado.
Suele significar que la reserva tiene algo sin facturar todavía, como un extra o un ajuste. Revisa en la pestaña Facturar qué queda pendiente.
  • Si la corregiste con Editar, los cobros de la factura original quedan libres. Al validar la nueva, Roomdoo intenta vincularlos con las reglas de siempre; si no lo consigue, vincúlalos tú desde su vista previa → Cobros → Añadir cobros.
  • Si usaste Anular, los cobros se quedan en la factura original. Si devolviste el dinero, vincula la devolución a la rectificativa desde Cobros → Añadir cobros.
Ver Corregir una factura.

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Cuándo contactar con soporte

  • Un cobro no aparece en Añadir cobros o no puedes vincularlo a su factura.
  • Varios cobros quedan sin vincular sin causa aparente.
  • Hay que mover un cobro de una reserva a otra o de un cliente a otro.
  • Después de una rectificativa, el pendiente de la reserva no cuadra.
  • Necesitas revisar cobros antiguos que llevan tiempo sin vincular.
Si un cobro está mal, no lo borres para registrarlo otra vez: corrígelo con Editar cobro o anúlalo con Anular cobro. Si entró solo con la reserva de una OTA, consúltanos antes de tocarlo.