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Qué es la conciliación automática

La conciliación automática enlaza los cobros recibidos con las facturas del folio correspondiente, sin que tengas que casarlos a mano. Cuando registras un cobro asociado a una reserva, Roomdoo intenta vincularlo solo con las facturas pendientes de ese folio. Si encaja por importe y por cliente, la factura queda marcada como pagada y el folio refleja el saldo correctamente.
La conciliación automática es invisible para ti: no hay un botón que pulsar ni nada que configurar por cobro. Pasa sola cada vez que registras un pago vinculado a una reserva.

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Qué necesita un pago para conciliarse automáticamente

Para que Roomdoo case un pago con una factura sin que tengas que hacer nada, hace falta que:
  • El pago esté asociado al folio de la reserva (no es un cobro suelto sin vincular)
  • El importe del pago coincida o cuadre con la factura pendiente
  • El cliente del pago y de la factura sea el mismo
  • La factura esté validada (que no sea una proforma todavía)
Si alguna de estas cosas no se cumple, el pago se registra correctamente pero queda sin casar — verás el cobro en el folio, pero la factura sigue marcada como pendiente hasta que alguien lo case a mano.

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Cómo saber si un pago se ha conciliado

1

Abre el folio de la reserva

En el listado de reservas, abre el folio donde se ha registrado el pago.
2

Comprueba el estado de la factura

En la sección de facturas del folio, verás el estado de pago de cada factura: pagada, parcialmente pagada o pendiente.
3

Revisa el saldo del folio

El folio debe mostrar saldo cero (o el importe pendiente reflejado correctamente).

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Casos comunes de soporte

El cobro no se ha casado solo. Causas habituales:
  • El cliente del pago no coincide con el cliente de la factura. Por ejemplo, factura emitida a la agencia pero el pago registrado al huésped (o al revés).
  • El importe del pago no cuadra exactamente con la factura (puede haber un descuento, una comisión o un ajuste sin aplicar).
  • La factura todavía es una proforma. Las proformas no se casan — primero hay que validar la factura.
Identifica cuál es el caso y casa el pago manualmente desde el folio, o corrige el dato que esté mal.
Si por error se registró un pago dos veces, ahora hay saldo positivo a favor del cliente. Tienes dos opciones:
  • Devolver el importe al cliente y registrar la salida
  • Dejarlo como crédito para aplicar a una futura reserva del mismo cliente
En ambos casos, ve al folio y revisa los pagos vinculados. Si necesitas mover un pago de un folio a otro, contacta con soporte — es una operación delicada y la hacemos con cuidado.
El folio agrupa las facturas, pero también puede tener cargos pendientes (extras, ajustes) que aún no se han facturado. El saldo del folio se calcula como la suma de cargos menos la suma de pagos. Si la factura está pagada pero el folio tiene saldo, suele significar que hay un cargo extra sin facturar.Revisa las líneas del folio para identificar qué falta por facturar.
Cuando se emite una factura rectificativa, los pagos que estaban casados con la factura original pueden necesitar volverse a casar con la rectificativa. Roomdoo lo intenta automáticamente, pero si la rectificativa cambia el importe total o el cliente, puede que haya que intervenir.Si tras una rectificativa el saldo del folio no cuadra, contacta con soporte indicando el folio y las facturas implicadas.

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Cuándo contactar con soporte

Contacta con soporte de Roomdoo si:
  • Varios pagos quedan sin casar sin causa aparente (puede haber un problema de fondo).
  • Hay que mover un pago de un folio a otro o de un cliente a otro — son operaciones contables delicadas.
  • Tras una rectificativa el saldo del folio queda raro.
  • Necesitas revisar pagos antiguos que llevan tiempo sin casar.
No intentes “borrar” un pago para volver a registrarlo. Los pagos están enlazados con la contabilidad y borrarlos puede dejar los libros descuadrados. Si un pago está mal, anúlalo o ajústalo desde el folio en lugar de eliminarlo.