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Este artículo trata de sobrepagos (se ha cobrado más de lo que vale la reserva), no de overbooking (vender una habitación sin disponibilidad). Si lo que tienes es un overbooking, consulta Sincronización con OTAs.

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Por qué aparece un sobrepago de céntimos

Algunas reservas de OTA son prepagadas: la OTA o tu motor de reservas cobran al huésped online y te lo liquidan después. En esas reservas, el cobro del prepago entra solo en Roomdoo junto con la reserva, a través de tu channel manager. Al crear la reserva, ese cobro nunca supera el total de la reserva. El importe de la reserva se reparte entre sus líneas (cada noche, desayuno, extras…), y cada una se redondea al céntimo. Si más adelante la OTA modifica la reserva, Roomdoo actualiza el cobro con el importe que comunica la OTA, mientras que el total de la reserva sale de sumar sus líneas ya redondeadas. Si esa suma queda 1 o 2 céntimos por debajo de lo cobrado, la reserva muestra un sobrepago de esos céntimos: en la cabecera de la reserva verás el importe seguido de «sobrepago» y, si tu propiedad usa la leyenda de colores con estado de cobro, la reserva aparece en el color de sobrepago del planning (ver Colores del planning). Si es al revés (las líneas suman unos céntimos más que lo cobrado), no verás un sobrepago sino unos céntimos pendientes de cobro. En las reservas de OTA en las que cobras tú al huésped no entra ningún cobro con la reserva, así que este caso no se da.
El “sobrepago” en este caso es contable, no real. La OTA ha cobrado al cliente la cantidad correcta. Lo único descuadrado son los céntimos de redondeo entre líneas dentro de Roomdoo.

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También aparece en cancelaciones no reembolsables

Cuando una reserva prepagada no reembolsable se cancela, el cliente ya ha pagado el total, pero la penalización de cancelación que genera Roomdoo solo cubre las noches. Lo que costaban el desayuno u otros extras queda como remanente y el folio puede mostrar saldo a favor del cliente, aunque en la realidad no haya devolución que hacer. En este caso el sobrepago no es de céntimos: es el importe de esos extras.

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Cómo confirmar que es un falso sobrepago de céntimos

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Abre la reserva

Desde el planning, pulsa la reserva. El estado de pago aparece en la esquina superior derecha.
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Comprueba el importe

Si el sobrepago marcado es de 0,01 € a 0,03 € y es una reserva prepagada de OTA (el cobro entró solo con la reserva), casi siempre es un descuadre de redondeo, no un cobro extra real.
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Revisa los cobros

En la pestaña Cobros, verifica que no hay un cobro duplicado. Si solo hay un cobro y su importe coincide con lo que reportó la OTA, está confirmado: es un descuadre de redondeo.
Si el sobrepago es de un importe mayor (varios euros) y no viene de una cancelación no reembolsable, ya no es un descuadre: es probable que sea un cobro duplicado, una devolución no aplicada o un error de cobro. Mira Sobrepago real o pasa directo a contactar con soporte.

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Casos comunes

Es el caso más típico. El redondeo entre habitación, desayuno y ecotasa generó 1-3 céntimos de diferencia. La reserva está cobrada correctamente; solo hace falta limpiar el sobrepago a nivel contable.Como ese cobro entró solo con la reserva de la OTA, no lo edites ni lo anules tú: contacta con soporte indicando el localizador y lo dejamos ajustado.
Cuando se cancela una no reembolsable, el cliente ya ha pagado el total pero la penalización solo cubre las noches, no el desayuno ni otros extras. El importe restante queda registrado como sobrepago.Es el comportamiento esperado. Como el cobro entró con la reserva de la OTA, consulta con soporte antes de tocarlo y lo ajustamos.
Si ves un patrón recurrente (varias reservas del mismo día con descuadres pequeños), pásanos el listado en un único mensaje a soporte. Lo procesamos en lote y revisamos si hay un problema sistémico con el mapeo del channel manager.
Para tu operativa diaria, sí: el cobro real está completo. Pero a efectos contables y de cierre de mes, esos céntimos descuadran el balance del folio. Si tu propiedad hace cierres mensuales rigurosos, conviene limpiarlos. Si no, puedes acumular varios y pedírnoslos en bloque.

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Cuándo contactar con soporte

Cuando necesites ajustar el sobrepago. Aunque Roomdoo permite editar y anular cobros, los que entran solos con la reserva de la OTA conviene que los ajuste soporte. Cuando abras el ticket, incluye:
  • Localizador de la reserva (o varias si es un lote)
  • Importe del sobrepago
  • OTA de origen (Booking, Expedia, etc.)
No intentes “cobrar de menos” la siguiente reserva del mismo cliente para compensar el descuadre, ni anular el cobro que entró con la reserva de la OTA. Cualquier ajuste contable manual fuera del flujo correcto deja el libro descuadrado en cierres de mes.