Qué es la auto-facturación
La auto-facturación emite facturas de reservas sin que tengas que generarlas a mano. El sistema crea la factura cuando se cumplen las condiciones configuradas para tu propiedad (por ejemplo, al hacer check-out, o al recibir un pago, según cómo lo tengas ajustado). Es un proceso en segundo plano: la factura no aparece al instante, sino que tarda unos segundos o pocos minutos en generarse.La auto-facturación se configura una sola vez durante el onboarding de tu propiedad, según los criterios fiscales y operativos que necesites. Una vez configurada, funciona en automático.
Niveles de configuración
La auto-facturación se puede ajustar a cuatro niveles, del más general al más específico:- Empresa — comportamiento habitual para todo el grupo
- Propiedad (hotel/apartamento) — sustituye al de la empresa cuando hace falta
- Tipo de factura — ajustes según la clase de factura que se emite
- Cliente — excepciones para clientes concretos
Cómo saber si una reserva se ha auto-facturado
Abre el folio de la reserva
En el listado de reservas o folios, abre el detalle de la reserva en cuestión.
Mira la sección de facturas asociadas
En el detalle del folio verás las facturas vinculadas (números, fechas, estado).
Casos comunes de soporte
Esperaba una factura automática y no se ha generado
Esperaba una factura automática y no se ha generado
Posibles causas:
- Aún no se cumple el momento del disparo. Comprueba si la regla configurada es por check-out, por cobro, por fecha de fin de estancia, etc. La factura aparecerá cuando se cumpla.
- El cliente tiene una excepción configurada. Algunos clientes (típicamente agencias o empresas) tienen acuerdos de facturación distintos (factura agrupada mensual, por ejemplo).
- El proceso aún está en marcha. Como se genera en segundo plano, dale unos minutos.
- Ha habido un error al generarla. En ese caso queda registrado y lo revisamos — contacta con soporte.
Se ha auto-facturado, pero el importe no es el que esperaba
Se ha auto-facturado, pero el importe no es el que esperaba
La auto-facturación toma el total del folio aplicando las reglas configuradas (extras, descuentos, comisiones). Si el importe no coincide con tu expectativa:
- Revisa las líneas del folio para ver qué conceptos están incluidos
- Si hay un extra mal aplicado, ajusta el folio y rehaz la factura (rectificativa si la original ya está validada)
- Si el desfase es sistemático y todas las facturas salen mal, hay algo mal configurado — contacta con soporte.
Se ha auto-facturado a la persona equivocada (huésped en vez de agencia)
Se ha auto-facturado a la persona equivocada (huésped en vez de agencia)
Esto pasa cuando el cliente facturable del folio no está bien indicado. La auto-facturación emite la factura al contacto marcado como cliente facturable. Si la reserva la hizo una agencia pero el huésped es otra persona, asegúrate de que la agencia es el cliente facturable.Antes de emitir la rectificativa, ajusta el cliente facturable en el folio. Si esto se repite con otras reservas, revisa cómo se están registrando las reservas en origen.
Se han auto-facturado varias reservas que esperaba agrupar en una sola factura
Se han auto-facturado varias reservas que esperaba agrupar en una sola factura
Cuando no hay regla de agrupación, la auto-facturación emite una factura por reserva. Para agrupar facturas (típico con agencias y empresas), hay que configurar facturación agrupada por cliente o por periodo en la ficha del cliente.Esta configuración la hacemos nosotros — contacta con soporte.
Cuándo contactar con soporte
Contacta con soporte de Roomdoo si:- Las reservas no se están auto-facturando y crees que deberían.
- Quieres cambiar el criterio de disparo (por ejemplo, pasar de “al check-out” a “al recibir pago”).
- Necesitas configurar facturación agrupada para un cliente concreto.
- Hay un error sistemático que afecta a muchas reservas.
- Estás haciendo onboarding y aún no tienes activada la auto-facturación.