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El procedimiento para hacer el check-in desde Roomdoo es el siguiente:
Y aquí tienes todos los detalles paso a paso:
  • Se accede a la reserva cuya entrada sea hoy: desde el planning de reservas, con el buscador (por número de reserva o nombre) o desde la lista de Reservas → pestaña Entradas → botón Check-in, que abre la reserva en el planning, en otra pestaña del navegador.
  • Se pulsa en la pestaña Reserva → Huéspedes.
  • Se revisa si el número de huéspedes es correcto. Si se desea añadir un huésped, hay que hacer clic sobre los tres puntos, aumentar el número de huéspedes (siempre acorde a la capacidad máxima de la habitación) y guardar.
Pestaña Huéspedes de la reserva con el botón Iniciar check-in y dos huéspedes con el check-in incompleto
  • Se pulsa el botón Iniciar check-in y, en la ventana del asistente, Comenzar check-in. El día de llegada también tienes Iniciar check-in en el recuadro Asistente de la pestaña Detalles.
Asistente de check-in con los datos de la reserva y el botón Comenzar check-in
  • Se elige la segmentación del cliente según las opciones.
  • A continuación, se introducen los datos del cliente, donde se ofrecen varias opciones:
A. Asistente de check-in: Un asistente guía de forma sencilla para cubrir los datos. B. Escanear documento: Usando la cámara se realiza el escaneo del documento del cliente y se autocompletan los campos. C. Buscar cliente habitual: Si el cliente se ha alojado en alguna ocasión en el hotel se puede escribir su número de identificación y Roomdoo cargará su ficha de cliente directamente. D. Formulario clásico: Se cubren todos los datos en la misma hoja de forma manual.
Pantalla ¿Cómo vas a introducir los datos? con las opciones Asistente de check-in, Escanear documento, Buscar cliente habitual y Formulario clásico
Sea cual sea la opción elegida (salvo si el cliente ya está registrado), hay que cumplimentar los siguientes campos obligatorios, que se pueden guardar incluso sin haber hecho el check-in:
  • Nombre y apellidos (con DNI, también el segundo apellido).
  • Sexo.
  • Fecha de nacimiento.
  • Nacionalidad.
  • Dirección completa: calle, ciudad, código postal y país de residencia (y la provincia, si reside en España).
  • Documento: país del documento, tipo y número. Con DNI o NIE, también el número de soporte. Solo los menores de 14 años de nacionalidad española pueden registrarse sin documento.
  • Si el huésped es menor de edad: el Adulto responsable y el parentesco con el menor.
Los datos de contacto (email y teléfono) no son obligatorios para el check-in, pero conviene rellenarlos. Tras completar los datos de cada huésped, hay que pulsar en Marcar llegada para finalizar el check-in.
Huésped desplegado en el asistente de check-in, con sus datos y el botón Marcar llegada
En cuanto se marca la llegada del primer huésped, la reserva pasa a estado Inhouse. El resto de huéspedes se completan de la misma forma.
Reserva in house con los huéspedes en Check-in completado
Otra opción que ofrece Roomdoo es el Pre check-in, enviando un enlace al huésped antes de su llegada para que él mismo complete los datos en el momento. Para ello, en la ficha del folio, pulsa Enlace público (en la parte inferior): se abre el enlace de pre check-in, que puedes copiar y enviar al huésped por email.
Ficha del folio con el botón Enlace público marcado en la parte inferior
Por último, también es factible el Pre Check-in para reservas futuras, accediendo a la pestaña Huéspedes → Registrar pre check-in y siguiendo los mismos pasos que para el check-in que se realizaría el día de la llegada. El día que el huésped llegue, como ya está el pre check-in hecho, solamente habrá que pulsar Marcar llegada, desde la reserva o desde la lista de Reservas → pestaña Entradas.
Pestaña Huéspedes de una reserva futura con el enlace Registrar pre check-in y el huésped pendiente
En la reserva, el recuadro Asistente de la pestaña Detalles te lo ofrece directamente cuando todos los huéspedes tienen sus datos:
Recuadro Asistente de la pestaña Detalles con el botón Marcar llegada
En la lista de Reservas → pestaña Entradas, cada reserva tiene su botón Check-in o Marcar llegada, según tenga o no los datos de los huéspedes completos:
Pestaña Entradas del listado de reservas con los botones Check-in y Marcar llegada
En la lista de Reservas, Marcar llegada solo marca a los huéspedes que ya tienen todos sus datos completos. Si la reserva no pasa a Inhouse, ábrela en el planning (menú de tres puntos → Ver en el planning) y marca la llegada desde la pestaña Huéspedes: ahí verás qué dato falta. Si aun así no se completa, consulta No me deja hacer check-in.
Accede aquí para saber cómo hacer el check-out en Roomdoo