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SES.HOSPEDAJES: Guía completa e integración

En este artículo te explicamos cómo funciona SES.HOSPEDAJES, la nueva plataforma de registro de viajeros del Ministerio del Interior. Aprende qué datos son necesarios y cómo Roomdoo facilita todo el proceso mediante su integración automática.

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¿Qué es SES.HOSPEDAJES?

En España, los alojamientos turísticos están obligados a registrar a sus huéspedes a través de SES.HOSPEDAJES, la plataforma unificada que sustituyó a sistemas anteriores como Hospederías de la Guardia Civil y WebPol/E-HOTEL de la Policía Nacional. Es obligatorio según el Real Decreto 933/2021 y está en vigor desde diciembre de 2024. Esta medida busca unificar y simplificar el proceso de cumplimiento con las obligaciones legales. Además, pretende monitorizar mejor los movimientos de los viajeros y obtener más información acerca de sus reservas. Roomdoo está integrado con este sistema: envía automáticamente las comunicaciones de reservas y los partes de viajeros, siempre que hagas el check-in de los huéspedes en Roomdoo (te explicamos más abajo cuándo se envía cada comunicación). En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre SES.HOSPEDAJES y cómo Roomdoo facilita este proceso mediante su integración automática.

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Cambios más importantes

1. Nuevos datos requeridos: SES.HOSPEDAJES solicita algunos datos adicionales, que serán gestionados de manera sencilla a través del asistente de check-in de Roomdoo, manteniendo la misma operativa. Además del registro de viajeros, también es obligatorio comunicar las reservas. 2. Solo enviaremos los datos obligatorios: Roomdoo enviará únicamente los datos requeridos y obligatorios por normativa. Información como el medio de pago o la fecha del pago, entre otros, que son opcionales, no serán reportados, limitándose a informar de los datos estrictamente obligatorios con la finalidad de preservar la confidencialidad. 3. Registro de todos los viajeros, incluyendo menores de edad:

• Todos los viajeros, independientemente de su edad, deberán ser registrados.
• Los adultos deberán completar todos sus datos y firmar (física o digitalmente).
• Los jóvenes entre 14 y 18 años deberán registrar sus datos, incluido su documento de identidad, e indicar el parentesco con el adulto responsable.
• Los menores de 14 años de nacionalidad española pueden registrarse sin documento de identidad, pero sí deberán incluir el parentesco y el resto de datos. Los menores extranjeros deben aportar su documento (por ejemplo, el pasaporte).
• Si registras a un menor sin documento, avisa a soporte para que revisemos que el parte de esa reserva se ha enviado correctamente.

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Cuándo se envía cada comunicación

• Reservas: cuando se crea una reserva (también las que llegan de las OTAs), Roomdoo la comunica automáticamente. Si cambias las fechas o el número de adultos, o la cancelas, Roomdoo comunica el cambio.
• Parte de viajeros: se envía cuando haces el check-in de los huéspedes, es decir, cuando completas el check-in o pulsas Marcar llegada. El pre-check-in que rellena el huésped desde el enlace no lo envía por sí solo: hace falta marcar la llegada en recepción.
• Si faltan huéspedes por registrar, Roomdoo envía el parte con los que estén registrados, dentro del plazo legal.

Si un envío da error, consulta SES Hospedajes: errores al enviar datos.

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¿Qué necesitas hacer?

Debes registrar tu alojamiento en SES.HOSPEDAJES para activar la integración y la automatización de Roomdoo. Accede a este enlace para registrarte como establecimiento de hospedaje en SES.HOSPEDAJES. Debes hacer clic sobre el procedimiento “Acceso al registro de establecimientos y entidades” para iniciar tu registro en la plataforma, para el que será necesario tener un certificado digital de la entidad titular del hospedaje o estar dado de alta en cl@ve. Lo más importante: Durante el proceso, asegúrate de marcar la opción “Envío de comunicaciones por servicio web” para habilitar la comunicación automática que usará Roomdoo. Una vez completado, recibirás un correo del Ministerio con tus datos de registro y las credenciales del servicio web. Para que podamos configurar la conexión, envía a soporte@roomdoo.com estos cuatro datos:

1. Código de arrendador (también llamado código de entidad).
2. Código de establecimiento.
3. Usuario del servicio web (el que termina en «WS»).
4. Contraseña del usuario del servicio web.

Si no tienes alguno de ellos, en SES Hospedajes: configuración te explicamos dónde encontrarlos en el portal y cómo cambiar la contraseña del usuario WS.

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Beneficios de la automatización

La automatización del registro con Roomdoo no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también mejora la eficiencia operativa al reducir errores humanos y ahorrar tiempo. Esto te permite centrarte en ofrecer una excelente experiencia a tus huéspedes.

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Despreocúpate del cambio normativo

Utilizar Roomdoo junto con SES.HOSPEDAJES facilita el cumplimiento de las regulaciones de manera eficiente y sin complicaciones. Para más detalles sobre cómo aprovechar esta integración, contacta con nuestro equipo en hola@roomdoo.com o solicita ya tu demo online de Roomdoo.